การปิดบัญชี (Closing Entries)
การโอนบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบัญชีทุน ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว ได้แก่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว บัญชีรายได้ และบัญชีค่าใช้จ่าย ไปยังบัญชีทุน เพื่อหายอดคงเหลือของบัญชีทุนที่ถูกต้อง ณ วันสิ้นงวดบัญชี รวมทั้งการหายอด คงเหลือ ของบัญชีสินทรัพย์ และหนี้สิน ซึ่งหลังจากทำการปิดบัญชีแล้ว บัญชีที่เหลืออยู่ ได้แก่ บัญชีสินทรัพย์ บัญชีหนี้สิน และบัญชีทุน เพื่อยกไปยังงวดบัญชีถัดไป
สำหรับกิจการที่ใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด (Periodic Inventory Method) จะต้องปิดบัญชีสินค้าคงเหลือต้นงวดด้วย เนื่องจากสินค้าส่วนนี้จะถูกจ าหน่ายออกไปแล้วและจะต้องบันทึกรายการสินค้าคงเหลือปลายงวด (ได้มาจากการตรวจนับและคำนวณต้นทุน)
ส่วนกิจการที่ใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory Method) ไม่มีการปิดบัญชีสินค้าคงเหลือต้นงวด และไม่มีการบันทึกรายการสินค้าคงเหลือปลายงวด เพราะกิจการมีบัญชีสินค้าคงเหลือบัญชีเดียว ซึ่งแสดงยอดสินค้าคงเหลือเป็นปัจจุบัน และกิจการมีการบันทึกต้นทุนขายไว้เรียบร้อยแล้ว
การบันทึกรายการปิดบัญชีสำหรับการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด ( Periodic Inventory Method )
- วิธีผ่านต้นทุนขาย วิธีนี้กิจการจะเปิดบัญชีต้นทุนขาย และบัญชีกำไรขาดทุน วิธีบันทึกจะโอนปิดบัญชีที่เกี่ยวกับต้นทุนขายที่มียอดคงเหลือทางด้านเดบิต และบัญชีที่มียอดคงเหลือทางด้านเครดิตรวมทั้งการบันทึกสินค้าคงเหลือ (ปลายงวด) ไปบัญชีต้นทุนขาย และหาผลต่างซึ่งหมายถึงต้นทุนขาย จากนั้นจะโอนปิดบัญชีต้นทุนขาย บัญชีที่เกี่ยวกับรายได้ และค่าใช้จ่ายที่เหลืออยู่ไปบัญชีกำไรขาดทุน และหาผลต่างซึ่งหมายถึงกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิ จากนั้นโอนปิดบัญชีกำไรขาดทุนไปบัญชีทุน-เจ้าของกิจการ ขั้นตอนสุดท้ายโอนปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว-เจ้าของกิจการ (เงินถอน) ไปบัญชีทุน-เจ้าของกิจการ วิธีนี้จะทำให้ทราบต้นทุนขาย
- วิธีไม่ผ่านต้นทุนขาย วิธีนี้กิจการจะไม่เปิดบัญชีต้นทุนขาย จะเปิดเฉพาะบัญชีกำไรขาดทุน (หรือสรุปผลกำไรขาดทุน) วิธีบันทึกจะโอนปิดบัญชีที่เกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่าย รวมทั้งการบันทึกรายการสินค้าคงเหลือ (ปลายงวด) ไปบัญชีกำไรขาดทุน จากนั้นหาผลต่างซึ่งหมายถึงกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิ จากนั้นจะโอนปิดบัญชีกำไรขาดทุนไปบัญชีทุน-เจ้าของ
กิจการ ขั้นตอนสุดท้ายเป็นการโอนปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว-เจ้าของกิจการ (เงินถอน) ไปบัญชีทุน-เจ้าของกิจการ วิธีนี้ง่ายและสะดวก แต่กิจการจะไม่ทราบต้นทุนขาย หากต้องการทราบต้องคำนวณหาเอง
การบันทึกรายการปิดบัญชีสำหรับกิจการที่ใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory Method)
กิจการที่ใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่องวิธีนี้กิจการจะเปิดเฉพาะบัญชีกำไรขาดทุน (หรือสรุปผลกำไรขาดทุน) วิธีบันทึกจะโอนปิดบัญชีต้นทุนขาย บัญชีที่เกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายไปบัญชีกำไรขาดทุน และหาผลต่างซึ่งหมายถึงกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิ จากนั้นจะโอนปิดบัญชีกำไรขาดทุนไปบัญชีทุน-เจ้าของกิจการ ขั้นตอนสุดท้ายเป็นการโอน ปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว-เจ้าของกิจการ (เงินถอน) ไปบัญชีทุน-เจ้าของกิจการ
การจัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี (Post closing Trial Balance Balance)
คืองบที่ทำขึ้นหลังจากกิจการปิดบัญชีเรียบร้อยแล้ว เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป และสรุปยอดคงเหลือขั้นสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ หรืองวดบัญชีใหม่
การจัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชีจะเหมือนกับงบทดลองก่อนปิดบัญชี หรืองบทดลองหลังปรับปรุงแต่บัญชีที่แสดงในงบทดลองหลังปิดบัญชี จะประกอบด้วยบัญชีหมวดสินทรัพย์ (หมวด 1) บัญชีหมวดหนี้สิน (หมวด 2) และบัญชีทุน-เจ้าของกิจการ (หมวด 3)