ผู้ประกอบการที่ขายของมือสอง, ดำเนินธุรกิจร้านอาหารหรือขายอาหารทะเลแปรรูป บางครั้งอาจพบกับปัญหาการซื้อของจากบุคคลทั่วไป, ชาวประมง, หรือตลาดโดยไม่ได้รับบิลหรือใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายนั้น ส่งผลให้ไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายไปยังรายได้ในการบัญชีได้ อาจทำให้ต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้นในที่สุด จึงทำให้เกิดประเด็นรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ
การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ)
ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี
ตามมาตรา ๗ (๔) แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๓ และประกาศกรมทะเบียนการค้าเรื่อง กาหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทา ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๔ หมวด 4 ข้อ 8 “เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ
- เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
- เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
- เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง
หลักเกณฑ์การจัดทาเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้
ในกรณีที่กิจการมีรายจ่ายที่เป็นจริง แต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอสำหรับการบันทึกบัญชี สามารถจัดทำเอกสารประกอบการได้ดังนี้:
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่ออกจากกรมสรรพากรเพื่อใช้ในกรณีที่กิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการแต่ไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ ซึ่งจะต้องมีพนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินเหล่านั้น
เอกสารนี้มักจะใช้เพื่อยืนยันว่าการชำระเงินได้เกิดขึ้นจริงๆ แม้ว่าจะไม่มีใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐาน การมีใบรับรองแทนนี้ช่วยให้กิจการมีหลักฐานที่เป็นไปตามกฎหมายภาษีและการบัญชีได้อย่างเหมาะสม
*** รายจ่ายทางภาษีต้องเกี่ยวข้องกับกิจการและเป็นการใช้จ่ายที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจ เพื่อผลกำไรและต้องเป็นไปตามเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนด โดยต้องสามารถแสดงพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงินจริงๆ
การเก็บรักษาเอกสารหลักฐานประกอบการลงบัญชี
มาตรา ๑๔ ในพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดว่าผู้ที่รับผิดชอบในการจัดทำบัญชีจะต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ในการบันทึกบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชีและเอกสารตามที่กำหนดในมาตรา ๑๗ ขึ้นไปตามประเภทของกิจการ
โดยภายใต้การกำหนดเวลาการเก็บรักษาบัญชีและเอกสาร ในกรณีที่มีความจำเป็นในการตรวจสอบบัญชีของกิจการแต่ละประเภท อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีมีอำนาจที่จะกำหนดให้บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารเก็บรักษาไว้เกินห้าปี แต่ไม่เกินเจ็ดปีตามความเหมาะสมของประเภทของกิจการนั้นๆ และตามความเหมาะสมทางกฎหมายภาษี
การกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารนี้เป็นการปรับตามลักษณะและความเกี่ยวข้องของกิจการเพื่อให้การบัญชีเป็นไปตามกฎหมายและเป็นไปตามความเหมาะสมในการดำเนินกิจการของแต่ละรายการ
บทลงโทษกรณีจัดทำเอกสารหลักฐานอันเป็นเท็จ
มาตรา 39 ของพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ระบุเกี่ยวกับการลงรายการเท็จหรือการแก้ไขบัญชีโดยไม่เป็นความจริง หรือการแก้ไขเอกสารที่ต้องใช้ในการบันทึกบัญชีเพื่อให้ผิดความเป็นจริง ซึ่งมีการกำหนดโทษดังนี้:
ในกรณีที่ผู้กระทำความผิดเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี จะต้องระวางโทษจากคุกไม่เกินสองปี หรือปรับไม่เกินสี่หมื่นบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
และในกรณีที่ผู้กระทำความผิดตามข้อ 1 เป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี จะต้องระวางโทษจากคุกไม่เกินสามปี หรือปรับไม่เกินหกหมื่นบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
ส่วนมาตรา 37 ของประมวลรัษฎากรก็กำหนดโทษเกี่ยวกับการกระทำความผิดทางภาษีอากร ซึ่งได้ระบุไว้ดังนี้:
ในกรณีที่มีเจตนาแจ้งข้อความเท็จหรือให้ถ้อยคาเท็จหรือตอบคาถามด้วยถ้อยคาที่เป็นเท็จหรือเป็นพยานหลักฐานเท็จเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษีอากรหรือเพื่อขอคืนภาษีอากร หรือ
โดยการใช้เท็จโดยการฉ้อโกงหรืออุบาย หรือโดยวิธีการอื่นใดที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน เพื่อหลีกเลี่ยงหรือพยายามหลีกเลี่ยงการเสียภาษีอากรหรือขอคืนภาษีอากร
ในทั้งสองกรณีข้างต้น การกระทำความผิดเหล่านี้อาจทำให้ผู้กระทำความผิดต้องรับโทษจากคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงสองแสนบาท ตามความเหมาะสมและมาตรการที่กำหนดไว้ในประมวลรัษฎากร
โทร 
02-114-7715
