รายจ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษี รายจ่ายออกบิลบุคคลธรรมดา หรือในนามกรรมการ สามารถลงบัญชีเป็นรายจ่ายได้หรือไม่ ?

หลายบริษัทพบปัญหากันมากเกี่ยวกับรายจ่ายที่จ่ายออกไป แต่ไม่บิลใบเสร็จที่เป็นใบกำกับภาษี ที่ถูกต้อง หรือออกบิลมาในนามกรรมการ, ออกบิลมาในบุคคลธรรมดา จึงทำให้ไม่สามารถบันทึกบัญชีได้ หรือไม่ถือว่ารายจ่ายนั้นเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ซึ่งทางกรมสรรพากร จึงได้มีการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ด้วยตามมาตรา 8 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๓ บัญญัติให้ผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีที่เป็นห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจากัด บริษัทมหาชนจากัดที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย และกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร (ซึ่งต่อไปในคู่มือจะใช้คาว่า “กิจการ”) ต้องจัดทาบัญชีให้ครบถ้วนถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี ประกอบกับ ตามมาตรา ๗ (๔) แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๓ และประกาศกรมทะเบียนการค้าเรื่อง กาหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทา ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. ๒๕๔๔ หมวด 4 ข้อ 8 ได้กาหนดประเภทของเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ๓ ประเภท คือ

(๑) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทาขึ้นโดยบุคคลภายนอก

(๒) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

(๓) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง(๓) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง”

โดยทั่วไปเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทั้งสามประเภทข้างต้นสามารถเป็นรายจ่ายได้ในทางภาษีอากร ได้แก่ ใบกากับภาษี (กรณีผู้ขายหรือให้บริการเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) หรือใบเสร็จรับเงินที่มีรายการสมบูรณ์ ซึ่งผู้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการมีหน้าที่ต้องออกหลักฐานการรับเงินให้แก่ผู้จ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการในแต่ละคราว และผู้จ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการสามารถร้องขอให้ผู้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการออกหลักฐานการรับเงินได้ด้วยเช่นกัน แต่กรมสรรพากรมักพบปัญหาว่า เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีในบางกรณีไม่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ทั้งที่กิจการได้มีรายจ่ายจริง เนื่องด้วยสาเหตุหลายประการ ทางกรมสรรพากรจึงได้จัดทา “คู่มือการจัดทาเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” ทั้งนี้ เพื่อแก้ไขปัญหาและเสริมสร้างความเข้าใจแก่กิจการใน “ประเด็นรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ” ให้สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีอากรตามประมวลรัษฎากรได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์

มาตรา 65 ตรี รายการต่อไปนี้ ไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคานวณกำไรสุทธิ

(3) รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว การให้โดยเสน่หา หรือการกุศลเว้นแต่รายจ่ายเพื่อการกุศลสาธารณะ หรือเพื่อการสาธารณะประโยชน์ตามที่อธิบดีกาหนดโดยอนุมัติรัฐมนตรี ให้หักได้ในส่วนที่ไม่เกินร้อยละ 2 ของกาไรสุทธิ และรายจ่ายเพื่อการศึกษาหรือเพื่อการกีฬาตามที่อธิบดีกาหนดโดยอนุมัติรัฐมนตรี ให้หักได้อีกในส่วนที่ไม่เกินร้อยละ 2 ของกาไรสุทธิ

(9) รายจ่ายซึ่งกาหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง หรือรายจ่ายซึ่งควรจะได้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีอื่น เว้นแต่ในกรณีที่ไม่สามารถจะลงจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีใดก็อาจลงจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีที่ถัดไปได้

(13) รายจ่ายซึ่งมิใช่รายจ่ายเพื่อหากาไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ

(18) รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

กรณีตัวอย่างที่ 1 ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน

กรณีตัวอย่าง	หลักเกณฑ์รายจ่ายทางภาษี เอกสารหลักฐานที่ควรมี (เฉพาะกรณี)	หลักเกณฑ์รายจ่ายทางภาษี เอกสารหลักฐานที่ควรมี (ทุกกรณี)
๑. กิจการภัตตาคาร ร้านอาหาร อาทิ การซื้อวัตถุดิบปรุงอาหาร	จัดทำรายการซื้อในแต่ละ คราว โดยมีข้อความระบุดังบี้ ๑. รายละเอียดชื่อสินค้า แต่ละรายการ ๒. มูลค่าและปริมาณสินค้า แต่ละรายการ ๓. ราคารวมสุทธิ	๑) เอกสารการรับเงินของผู้รับเงิน อาทิ • ใบรับ ตามมาตรา ๑๐๕ ทวิ หรือ • ใบสำคัญรับเงิน หรือ • ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน ๒) ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้าหรือค่านี้าประปา เป็นด้น แต่กิจการมี หลักชิานที่พิสจน์ได้ว่า กิจการเป็นผ้จ่ายเงินตาม ๑) และหลักฐานอื่นๆ ประกอบ เช่น สัญญาเช่า เป็นด้น ๓) จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ใช้ สำหรับกรณีไม่มีหลักฐานตาม ๑) ๓.๑) ใบสำคัญจ่าย ต้องระบุ • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน • วันที่จ่ายเงิน • ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย • ลงลายมือชื่อผ้รับเงินไว้เป็นหลักชิาน • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น ๓.๒) พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน อาทิ (ก) สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและ ขีดคร่อม A/C Payee only ที่มีหลักฐานว่าได้ตัดบัญชี Bank statement ของผู้จ่ายเงินแล้ว หรือ (ข) สำเนาใบโอนเงินผ่านธนาคารหรือช่องทาง อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๓.๓) แนบบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (เฉพาะกรณีชำระเป็นเงินสด)
๒. กิจการผู้ค้าสินค้าเกษตร อาทิ การซื้อสินค้าจาก เกษตรกร	๑. จัดทำรายการซื้อในแต่ละ คราว โดยมีข้อความระบุดังบี้ ๑.๑) รายละเอียดชื่อ สินค้าแต่ละรายการ ๑.๒) มูลค่าและปริมาณ สินค้าแต่ละรายการ ๑.๓) ราคารวมสุทธิ ๒. สัญญาซื้อขาย (ถ้ามี)
๓. การกู้เงินจากธนาคารใน นามกรรมการ เนื่องจากติด เงื่อนไขที่ธนาคารไม่สามารถให้ สินเชื่อต่อกิจการไดโดยตรง และ กรรมการมีภาระดอกเบี้ยจ่าย	๑. มติที่ประชุมแจ้ง ความจำเป็นให้กรรมการไปกู้ ธนาคารแทนกิจการ ๒. สัญญากู้เงิน ๒.๑) คู่สัญญาระหว่าง ธนาคารกับกรรมการ ๒.๒) คู่สัญญาระหว่าง กรรมการกับกิจการ ๓. หลักฐานการรับเงินกู้ยืม และการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ ๔. หลักฐานที่กิจการจ่าย ดอกเบี้ยให้แก่ธนาคาร

๔. ค่าใช้จ่ายที่ผู้รับเงิน ไม่สามารถออกหลักฐานการรับ เงินได้ เช่น ค่าใช้จ่ายเดินทาง ค่า Taxi ค่าจ้างคนส่งเอกสาร เป็นด้น

๑. มติที่ประชุม หรือเอกสาร หลักฐานการอนุมัติจากผู้มี อำนาจ ให้ถือเป็นรายจ่าย ๒. จัดทำใบรับรองแทน ใบสำคัญรับเงิน

หมายเหตุ :

– ผู้รับเงินต้องมีพฤติกรรมประกอบอาชีพที่ เกี่ยวข้องอย่างแท้จริง

– ผู้ใดกระทำการนำพยานหลักฐานเท็จมาแสดง เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษีอากรหรือเพื่อขอคืนภาษีอากร ต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่ สองพันบาทถึงสองแสนบาท (มาตรา ๓๗)

กรณีตัวอย่างที่ 2 ผู้รับเงินให้หลักฐานการรับเงินที่ไม่สมบูรณ์

กรณีตัวอย่าง

หลักเกณฑ์รายจ่ายทางภาษี เอกสารหลักฐานที่ควรมี (เฉพาะกรณี)

หลักเกณฑ์รายจ่ายทางภาษี เอกสารหลักฐานที่ควรมี (ทุกกรณี)

การจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือบริการ เบ็ดเตล็ดที่ผู้รับเงินให้หลักฐาน เพียงใบส่งของหรือ ใบเสร็จรับเงินที่มีรายการ ไม่สมบูรณ์

(อาทิ ไม่ระบุชื่อกิจการที่รับเงิน)

จัดทำ ใบรับรองแทนใบสำคัญ รับเงิน

๑) เอกสารการรับเงินของผู้รับเงิน อาทิ

• ใบรับ ตามมาตรา ๑๐๕ ทวิ หรือ

• ใบสำคัญรับเงิน หรือ

• ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน

๒) ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้าหรือค่านํ้าประปา เป็นด้น แต่กิจการมี หลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินตาม ๑) และหลักฐานอื่นๆ ประกอบ เช่น สัญญาเช่า เป็นด้น ๓) จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ใช้ สำหรับกรณีไม่มีหลักฐานตาม ๑)

๓.๑) ใบสำคัญจ่าย ต้องระบุ

• ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน

• วันที่จ่ายเงิน

• ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย

• ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน

• มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น ๓.๒) พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน อาทิ

(ก) สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและ ขีดคร่อม A/C Payee only ที่มีหลักฐานว่าได้ตัดบัญชี Bank statement ของผู้จ่ายเงินแล้ว หรือ

(ข) สำเนาใบโอนเงินผ่านธนาคารหรือช่องทาง อิเล็กทรอนิกส์อื่น

๓.๓) แนบบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (เฉพาะกรณีชำระเป็นเงินสด)

หมายเหตุ :
– ผู้รับเงินต้องมีพฤติกรรมประกอบอาชีพที่เกี่ยวข้องอย่างแท้จริง
– ผู้ใดกระทาการนาพยานหลักฐานเท็จมาแสดงเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษีอากรหรือเพื่อขอคืนภาษีอากร ต้องระวางโทษจาคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงสองแสนบาท (มาตรา 37)

กรณีตัวอย่างที่ 3ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน และไม่ยอมให้หักภาษี ณ ที่จ่าย

กรณีตัวอย่าง	หลักเกณฑ์รายจ่ายทางภาษี เอกสารหลักฐานที่ควรมี (เฉพาะกรณี)	หลักเกณฑ์รายจ่ายทางภาษี เอกสารหลักฐานที่ควรมี (ทุกกรณี)
๑. ค่าเช่าอาคาร/เงินกินเปล่า	๑) สัญญาเช่าอาคาร (หากสัญญาเกิน ๓ ปี ต้องทำเป็น หนังสือและจดทะเบียนต่อ พนักงานเจ้าหน้าที่ของกรมที่ดิน) ๒) หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย	๑) เอกสารการรับเงินของผู้รับเงิน อาทิ • ใบรับ ตามมาตรา ๑๐๕ ทวิ หรือ • ใบสำคัญรับเงิน หรือ • ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน ๒) ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้าหรือค่านํ้าประปา เป็นด้น แต่กิจการมี หลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินตาม ๑) และหลักฐานอื่นๆ ประกอบ เช่น สัญญาเช่า เป็นด้น ๓) จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ใช้ สำหรับกรณีไม่มีหลักฐานตาม ๑) ๓.๑) ใบสำคัญจ่าย ต้องระบุ • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน • วันที่จ่ายเงิน • ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น ๓.๒) พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน อาทิ (ก) สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและ ขีดคร่อม A/C Payee only ที่มีหลักฐานว่าได้ตัดบัญชี Bank statement ของผู้จ่ายเงินแล้ว หรือ (ข) สำเนาใบโอนเงินผ่านธนาคารหรือช่องทาง อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๓.๓) แนบบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (เฉพาะ กรณีชำระเป็นเงินสด)
๒. ค่าไฟฟ้า/ค่านํ้าประปาที่ ไม่ใช่ชื่อกิจการ	๑) สัญญาเช่าอาคาร ซึ่งระบุ ให้ผู้เช่าเป็นผู้ชำระค่าไฟฟ้า ค่านํ้าประปา ๒) ควรติดต่อกับการไฟฟ้าฯ หรือการประปาฯ เพื่อขอ เพิ่มชื่อของบริษัทฯ ลงใน ใบกำกับภาษีโดยเพิ่มเดิม ข้อความว่า “จ่ายชำระ ค่าบริการโดย บริษัท…” ลงไปด้วย บริษัทฯ มีสิทธินำ ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษี ดังกล่าว ไปถือเป็นภาษีซื้อใน การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา ๘๒/๓ ได้ (หนงสอฑ กค ๐๗๐๒/พ./๑๓๑๙ ลงวันที่ ๑๙ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๒)

๓. ดอกเบี้ยเงินกู้ยืมที่มิได้กู้ จากสถาบันการเงิน	๑) สัญญากู้ยืมเงิน ๒) หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย หมายเหต ค่าภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกหักไว้สำหรับ กรณีดอกเบี้ยเงินกู้รมของผู้มีหน้าที่เสีย ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา มีสิทธิเลือก เสียโดยไม่ต้องนำไปรวมคำนวณกับ เงินได้อื่น

๔. เงินเดือนของเจ้าของกิจการ (รวมถึง ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของ กิจการที่เบิกจ่ายจากกิจการ เช่น ค่าการศึกษาบุตร เป็นต้น ซึ่งกำหนด รวมอยู่ในเงินเดือนของเจ้าของ กิจการ)	๑) สัญญาจ้างแรงงาน ๒) หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย	หมายเหตุ : – ผู้รับเงินต้องมีพฤติกรรมประกอบอาชีพที่ เกี่ยวข้องอย่างแท้จริง – ผู้ใดกระทำการนำพยานหลักฐานเท็จมาแสดง เพื่อหลีกเลี่ยงการเสืยภาษีอากรหรือเพื่อขอคืนภาษีอากร ต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่ สองพันบาทถึงสองแสนบาท (มาตรา ๓๗)
๕. เจ้าของกิจการให้ใช้สถานที่ ที่อยู่อาศัยเป็นสถาน ประกอบการของกิจการหรือ ให้ใช้ทรัพย์สินโดยไม่คิด ค่าตอบแทน	หนังสือยินยอมให้ใช้ สถานประกอบการ/ทรัพย์สิน (ทั้งนี้ ผู้ยินยอมให้ใช้สถานที่/ ทรัพย์สิน มีภาระภาษีเงินได้ บุคคลธรรมดาจากการให้ใช้สถานที่/ ทรัพย์สินโดยไม่คิดค่าตอบแทน)
๖. กรณีเช่าสถานประกอบการ โดยผู้รับเงินไม่ยอมให้หักภาษี ณ ที่จ่าย	– สัญญาเช่าอาคาร (หากสัญญาเกิน ๓ ปี ต้องทำเป็น หนังสือและจดทะเบียนต่อ พนักงานเจ้าหน้าที่ของกรมที่ดิน ) หมายเหต กรณีไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย ผู้จ่ายเงินมีความรับผิด ร่วมกับผู้มีเงินได้ด้วย
๗. รายจ่ายที่เกี่ยวข้อง กรณีเช่าสถานประกอบการซึ่ง เป็นที่อยู่อาศัยของกรรมการด้วย หรือกรณีใช้ทรัพย์สินร่วมกัน กับกิจการหรือบุคคลอื่น	– สัญญาเช่า หมายเหต – ให้เฉลี่ยเป็นค่าใช้จ่ายของ กิจการได้ตามเกณฑ์ที่เหมาะสม – ถ้าใบกำกับภาษีซื้อไม่ได้ เป็นชื่อของผู้เช่า ภาษีซื้อขอคืน ไม่ได้ หมายเหตุ : ใบกำกับภาษีที่มิได้ระบชื่อ ผู้ประกอบการนั้น ผู้ประกอบการไม่มี สิทธินำใบกำกับภาษีดังกล่าวมาเป็น ภาษีซื้อเพื่อหักจากภาษีขายในการ คำนวณภาษีตามมาตรา ๘๒/๓ เนื่องจากใบกำกับภาษีดังกล่าวถือเป็น ภาษีซื้อต้องห้าม ตามมาตรา ๘๒/๕ (๑) แต่ผู้ประกอบการมีสิทธินำค่านั้า ค่าไฟ ดังกล่าวมาเป็นค่าใช้จ่ายในการ คำนวณภาษีเงินได้ได้ เนื่องจากเป็น ค่าใช้จ่ายเพื่อการหากำไรหรือเพื่อ กิจการโดยเฉพาะ ไม่ต้องห้าม ตามมาตรา ๖๕ ตรี แต่สำหรับ