หนี้สงสัยจะสูญ Doubtful Accounts VS หนี้สูญ Bad Debt

หนึ่งในเรื่องที่มีความสำคัญสูงสุดสำหรับนักบัญชีคือการทำวิเคราะห์รายการทางบัญชีให้แสดงตัวเลขที่ถูกต้องตามความเป็นจริงที่สุด บัญชีลูกหนี้เป็นบัญชีที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ เนื่องจากต้องมีการประเมินในกรณีลูกหนี้ที่ค้างชำระนานหรือมีแนวโน้มที่จะไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างแน่นอน

และเมื่อมีความสงสัยเกี่ยวกับการสูญหรือการตัดหนี้สูญที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ นักบัญชีต้องดำเนินการตามมาตรฐานการบัญชี TFRS for NPAEs หรือ PAEs อย่างถูกต้อง วันนี้ ACC Consulting จะแนะนำขั้นตอนที่ถูกต้องในการประเมินมูลค่าหนี้ที่มีความเสี่ยงที่จะสูญหาย และวิธีการจัดการกับลูกหนี้ที่มีแนวโน้มที่จะไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างเหมาะสมในบทความนี้ค่ะ

ค่าเผื่อหนี้สูญหรือค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

ค่าเผื่อหนี้สูญหรือค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Accounts) คือ จำนวนเงินที่จัดสรรไว้เพื่อความเร่งด่วนที่จะสนับสนุนลูกหนี้ที่คาดว่าจะไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ตามปกติ นี้เป็นบัญชีปรับมูลค่าที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อลดยอดบัญชีลูกหนี้ในงบการเงิน ทำให้ยอดคงเหลือแสดงถึงมูลค่าสุทธิของลูกหนี้ที่คาดว่าจะสามารถเรียกเก็บเงินได้

หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts)

หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts) หมายถึง ลูกหนี้ที่มีความเสี่ยงที่จะไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ มีค่าใช้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีนั้น แต่ไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายตามประมวลรัษฎากร

หนี้สูญ (Bad Deb)

หนี้สูญ (Bad Debt) หมายถึง ลูกหนี้ที่ได้ทำการติดตามทวงถามจนถึงขั้นตอนสุดท้าย แต่ไม่ได้รับชำระหนี้ จากลูกหนี้เหล่านี้ และถูกตัดจากบัญชี

การประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินฉบับที่ 9 (TFRS 9)

การประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญหรือการด้อยค่าของลูกหนี้ได้รับการปรับปรุงจากมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 101 ซึ่งถูกยกเลิกและแทนที่ด้วยมาตรฐานการรายงานทางการเงินฉบับที่ 9 โดยมาตรฐานการรายงานทางการเงินฉบับนี้ได้กำหนดให้กิจการประเมินความเสี่ยงทางเครดิตที่คาดว่าจะเกิดขึ้น (Expected Credit Loss) โดยพิจารณาจากประสบการณ์ในอดีต สถานการณ์ปัจจุบัน และการพยากรณ์สถานการณ์ทางเศรษฐกิจในอนาคต มาตรฐานนี้กำหนดให้กิจการทำการประเมินผลขาดทุนด้านเครดิตได้ด้วย 2 วิธี คือ

วิธีการทั่วไป (General Approach) หรือ 3-Stage Approach เป็นแนวทางที่สะท้อนถึงคุณภาพด้านเครดิตของลูกหนี้ในแต่ละช่วงเวลา โดยมีระยะดังนี้
ระยะที่ 1 ซึ่งเป็นลูกหนี้ที่มีความเสี่ยงต่างๆแต่ยังคงดำเนินการได้ปกติ (Performing) ในระยะนี้ กิจการทำการประเมินผลขาดทุนด้านเครดิตที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในรอบ 12 เดือน โดยคำนวณดอกเบี้ยที่คาดว่าจะได้รับจากมูลค่าสินทรัพย์ก่อนหักผลขาดทุนด้านเครดิต
ระยะที่ 2 คือลูกหนี้ที่มีความเสี่ยงสูงกว่าระยะที่ 1 ซึ่งคุณภาพด้านเครดิตเริ่มแสดงสัญญาณที่ไม่ดีนัก (Under-performing) แม้จะยังไม่มีหลักฐานชัดเจน ในระยะนี้ กิจการประเมินผลขาดทุนด้านเครดิตที่คาดว่าจะเกิดขึ้นตลอดอายุหนี้ แต่ยังคงคำนวณดอกเบี้ยที่คาดว่าจะได้รับจากมูลค่าสินทรัพย์ก่อนหักผลขาดทุนด้านเครดิต
ระยะที่ 3 คือลูกหนี้ที่มีความเสี่ยงสูงมากกว่าทั้งระยะที่ 1 และระยะที่ 2 มีหลักฐานชัดเจนแสดงถึงการด้อยค่าของคุณภาพด้านเครดิต (Non-performing) เช่น การละเมิดเงื่อนไขในสัญญา การล้มละลาย หรือปัญหาทางการเงิน กิจการคานวณผลขาดทุนด้านเครดิตที่คาดว่าจะเกิดขึ้นตลอดอายุหนี้ และคำนวณดอกเบี้ยที่คาดว่าจะได้รับจากมูลค่าสินทรัพย์หลังหักผลขาดทุนด้านเครดิต
วิธีการอย่างง่าย (Simplified Approach) ทำให้กิจการสามารถประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญได้โดยใช้ Provision Matrix ซึ่งคล้ายกับวิธีการคานวณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญตามมาตรฐานเดิม วิธีนี้ไม่ซับซ้อนมากและมีขั้นตอนที่เข้าใจง่าย
ขั้นตอนในการวัดมูลค่าสำหรับค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญด้วยวิธีอย่างง่ายมีดังนี้:
2.1 การพิจารณาข้อมูลผลขาดทุนด้านเครดิตจากประสบการณ์ในอดีต
2.2 การปรับปรุงข้อมูลผลขาดทุนในอดีตด้วยการคาดการณ์สภาวการณ์ในอนาคตและคำนวณอัตราด้อยค่า
2.3 การคานวณค่าเผื่อผลขาดทุนด้านเครดิตที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ณ วันสิ้นปีทางบัญชี
วิธีนี้เป็นหลักการที่ใช้ในการประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญโดยทั่วไป และเป็นวิธีการที่กำหนดโดยสภาวิชาชีพบัญชี

การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับหนี้สูญ

การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับหนี้สูญเป็นกระบวนการที่มีหน้าที่ตัดยอดลูกหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ออกจากบัญชี มี 2 วิธีที่สามารถนำมาใช้ได้คือ

วิธีตัดจากหนี้สูญตรง (Direct Write-off Method) วิธีตัดจากหนี้สูญตรง (Direct Write-off Method): ในวิธีนี้เมื่อกิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่าลูกหนี้เรียกเก็บเงินไม่ได้แล้ว จะทำการบันทึกบัญชีโดยตัดยอดลูกหนี้ที่ค้างชำระตรงที่หนี้สูญเกิดขึ้น ซึ่งเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาและใช้งานได้ง่าย

การบันทึกบัญชีในกรณีของหนี้สูญโดยใช้วิธีตัดจากหนี้สูญตรง (Direct Write-off Method) สามารถทำได้ด้วยการใช้บันทึกบัญชีดังนี้ :

เดบิต หนี้สูญ XXX
เครดิต ลูกหนี้ XXX

เมื่อลูกหนี้ที่กิจการตัดไปเป็นหนี้สูญแล้ว และลูกหนี้นั้นมีการปรับปรุงฐานะทางการเงินที่ดีขึ้น และต้องการรักษาความเชื่อมั่นในธุรกิจ กิจการสามารถนำเงินที่ได้มาชำระหนี้ที่มีอยู่ก่อนเรียกว่า “หนี้สูญได้รับคืน” นี้สามารถบันทึกบัญชีได้ตามนี้ :

เดบิต เงินสด XXX
เครดิต หนี้สูญที่ได้รับคืน XXX

2. วิธีตั้งค่าเผื่อ (Allowance Method) วิธีนี้จะใช้การประมาณหนี้สงสัยจะสูญเพื่อเป็นตัวปรับบัญชีลูกหนี้ในงบการเงินของกิจการ การประมาณนี้ทำให้รายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการมีความเป็นจริงมากที่สุด วิธีการประมาณหนี้สงสัยจะสูญที่นิยมมี 2 วิธีหลัก คือ :

ร้อยละของยอดขาย:
การคำนวณเป็นอัตราร้อยละของยอดขายในการประมาณหนี้สงสัยจะสูญเป็นวิธีที่สามารถนำมาใช้ในการปรับบัญชีลูกหนี้ได้โดยพิจารณาทั้งยอดขายรวมและยอดขายเชื่อของกิจการ เป็นไปได้ทั้งสองแบบดังนี้:
1. อัตราส่วนของยอดขายรวม (Percentage of Total Sales): ในกรณีนี้ กิจการจะกำหนดอัตราส่วนของยอดขายรวมทั้งหมดที่จะใช้เป็นหนี้สงสัยจะสูญ โดยคำนวณโดยนำจำนวนหนี้สงสัยจะสูญมาคูณกับอัตราส่วนที่กำหนด เช่น 1% หรือ 2% ของยอดขายรวมทั้งหมด
2. อัตราส่วนของยอดขายเชื่อ (Percentage of Credit Sales): ในกรณีนี้ กิจการจะคำนวณอัตราส่วนของยอดขายเชื่อทั้งหมดที่จะใช้เป็นหนี้สงสัยจะสูญ โดยคำนวณจากยอดขายเชื่อเท่านั้น
เมื่อได้อัตราส่วนแล้ว กิจการสามารถคูณอัตราส่วนนี้กับยอดขายรวมหรือยอดขายเชื่อ เพื่อคำนวณหนี้สงสัยจะสูญที่คาดว่าจะเกิดขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงยอดคงเหลือของบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่มีอยู่ตอนนี้ในบัญชีของกิจการ
ร้อยละของยอดลูกหนี้:
วิธีการคำนวณเป็นอัตราร้อยละของยอดลูกหนี้สิ้นปีในวิธีที่กล่าวถึงจะต้องคำนึงถึงยอดคงเหลือของบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่มีอยู่เดิม โดยทำตามขั้นตอนนี้:
1. กำหนดอัตราส่วนของยอดลูกหนี้สิ้นปี (Percentage of Year-End Receivables): กำหนดว่ากิจการจะใช้อัตราส่วนเท่าไรของยอดลูกหนี้สิ้นปีทั้งหมดที่จะคาดว่าจะสูญเสีย
2. คำนวณยอดหนี้สงสัยจะสูญ (Estimated Bad Debt): นำอัตราส่วนที่กำหนดมาคูณกับยอดลูกหนี้สิ้นปีทั้งหมด เพื่อคำนวณหนี้สงสัยจะสูญที่คาดว่าจะเกิดขึ้น
3. เปรียบเทียบกับยอดคงเหลือ: นำจำนวนหนี้สงสัยจะสูญที่คำนวณได้มาเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือของบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่มีอยู่เดิม หากมีความแตกต่าง กิจการอาจต้องปรับขึ้นหรือลงในบัญชีเพื่อให้เท่ากับยอดที่คาดว่าจะเสียได้จริง
การทำการประมาณหนี้สงสัยจะสูญแบบนี้ช่วยให้กิจการสามารถปรับบัญชีในขณะที่ยังคงคำนึงถึงยอดคงเหลือของบัญชีเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่มีอยู่ในปัจจุบันทันที