ความแตกต่างระหว่าง เงินสดย่อย กับ เงินทดรองจ่าย

เงินสดย่อยและเงินทดรองจ่ายเป็นสองคำที่เราคุ้นเคยในบริบทการเงินขององค์กรหรือธุรกิจ ซึ่งมีบทบาทและการใช้งานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน ด้วยลักษณะการใช้งานและการควบคุมที่แตกต่างกัน เราจะมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่าย

เงินสดย่อย (Petty Cash)

เงินสดย่อย (Petty Cash) คือ เงินที่ถูกจัดสรรไว้เพื่อใช้ในการจ่ายค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในองค์กร ซึ่งอาจครอบคลุมถึง ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าเที่ยวเรือน ค่าจัดส่ง หรือค่าสวัสดิการเล็ก ๆ น้อย ๆ การจัดเงินสดย่อยจะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ง่ายและรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องใช้กระบวนการอนุมัติที่ซับซ้อน

การจัดการเงินสดย่อยจะเริ่มต้นด้วยการจัดสรรเงินสดจำนวนเล็ก ๆ จากงบประมาณทั้งปี จากนั้นเงินจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บเงินสดย่อย โดยมีผู้รับผิดชอบในการจัดการและบันทึกการใช้เงิน เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เงินสดจะถูกใช้จ่ายและต้องมีการบันทึกที่เป็นระเบียบ เช่น การระบุวัตถุประสงค์ของการจ่ายเงิน เป็นต้น

เงินทดรองจ่าย (Advance Payment)

เงินทดรองจ่าย (Advance Payment) คือ การชำระเงินล่วงหน้าให้แก่บุคคลหรือองค์กรที่จะทำการให้บริการหรือส่งมอบสินค้าให้กับองค์กร โดยเงินทดรองจ่ายนั้นจะถูกหักหรือหักล้างเมื่อบริการหรือสินค้าถูกส่งมอบหรือบริการเสร็จสิ้นตามข้อตกลงที่กำหนดไว้ในสัญญา

เงินทดรองจ่ายมักใช้ในกรณีที่มีการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการที่มีมูลค่าใหญ่ หรือในกรณีที่ต้องการให้เวลาแก่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการในการเตรียมสินค้าหรือบริการตามที่ตกลงไว้ในสัญญา การใช้เงินทดรองจ่ายส่วนใหญ่จะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติทางการเงินที่เคร่งครัดกว่าการจัดเงินสดย่อย

ความแตกต่างระหว่าง เงินสดย่อย กับ เงินทดรองจ่าย

ลักษณะการใช้งาน: เงินสดย่อยมักใช้ในการชําระค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่เกิดขึ้นในระหว่างปฏิบัติการประจำวัน ในขณะที่เงินทดรองจ่ายใช้ในการจ่ายเงินล่วงหน้าเพื่อรับบริการหรือสินค้าในอนาคต
การควบคุมและการบันทึก: เงินสดย่อยมักถูกเก็บรวบรวมในกองเงินสดย่อยและมีคนที่รับผิดชอบในการจัดการเงินสด เพื่อให้มีการควบคุมและการบันทึกการใช้เงินที่ชัดเจน ในขณะที่เงินทดรองจ่ายอาจถูกบันทึกในระบบบัญชีขององค์กรเพื่อเก็บบันทึกการจ่ายเงินล่วงหน้า
วัตถุประสงค์: เงินสดย่อยมักใช้ในการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายประจำวันที่มีจำนวนเล็กน้อย เช่น ค่าอื่นๆ เมื่อมีความจำเป็น ในขณะที่เงินทดรองจ่ายใช้ในการจ่ายเงินล่วงหน้าสำหรับการให้บริการหรือสินค้า
การกำหนดเวลา: เงินสดย่อยมักถูกเตรียมไว้เสมอเพื่อการใช้งานในประจำวัน ในขณะที่เงินทดรองจ่ายจะถูกเตรียมไว้ล่วงหน้าก่อนเวลาที่จะใช้จ่าย