เพื่อนๆนักบัญชี ตอนนี้ใกล้ที่จะสิ้นงวดบัญชีรอบปกติ หรือ ปิดปัญชี ปี 2564 กันแล้ว ตอนนี้ทำการลงบัญชี และเคลียรายการบัญชีไปกันถึงไหนแล้ว ขั้นตอนในการจัดทำบัญชี โดยเริ่มต้นตั้งจากการวิเคราะห์รายการค้า การนำรายการขายมาบันทึกในสมุดรายวันขั้นต้น จากนั้นผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป และหายอดคงเหลือเพื่อจัดทางบการเงินเพื่อสรุปผลการดำเนินงานในงวดบัญชีนั้นๆ และแสดงฐานะการเงินของบริษัท ณ วันสิ้นงวดบัญชี แต่ก่อนการจัดทางบการเงินนั้นต้องมีขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง คือ การปิดบัญชี ซึ่งถือว่าเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการบันทึกบัญชีตามวงจรบัญชี แต่ในทางปฏิบัติงานทางการบัญชีมักเป็นไปตามหลักการหรือทฤษฎีทั้งหมด เนื่องจากพนักงานบัญชีอาจทาการบันทึกบัญชีผิดพลาด ดังนั้นจึงต้องมีการแก้ไขข้อผิดพลาดทางบัญชีเพื่อให้ข้อมูลทางการบัญชีที่จัดทาขั้นมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือได้
รายการปรับปรุงบัญชี (Adjusting Entries) หมายถึง การปรับรายการที่บันทึกในวันสิ้นงวดบัญชี เพื่อแก้ไขเปลี่ยนแปลงรายได้, ค่าใช้จ่าย และ inventory สต๊อก ที่ได้บันทึกไว้ในระหว่างงวดบัญชีให้ถูกต้อง ก่อนที่จะนำยอดคงเหลือไปสรุปผลในงบกำไรขาดทุน ในการแก้ไขเปลี่ยนแปลงรายได้และค่าใช้จ่ายบางรายการมีผลกระทบต่อสินทรัพย์ และหนี้สินของกิจการด้วย
- การปรับปรุงบัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย ได้แก่
- ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses)
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายหรือบริการที่กิจการได้รับหรือได้ใช้ประโยชน์แล้ว ในงวดบัญชีนั้น แต่กิจการยังมิได้ทาการจ่ายเงินและยังมีการบันทึกรายการไว้ในสมุดบัญชี ดังนั้น เมื่อถึงวันสิ้นงวดกิจการจึงต้องทาการปรับปรุง โดยบันทึกค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ซึ่งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายนี้จะถือเป็นหนี้สินหมุนเวียนชนิดหนึ่งของกิจการ เช่น ค่าน้าค่าไฟฟ้าค้างจ่าย ค่าโฆษณาค้างจ่าย ค่าเช่าค้างจ่าย เงินเดือนค้างจ่ายเป็นต้น
เดบิต ค่าใช้จ่าย……………………………………….XX
เครดิต ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย……………………………..XX
- ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses)
ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) หมายถึง จานวนเงินที่กิจการได้จ่ายไปเพื่อเป็นค่าสิ่งของหรือบริการ โดยที่เมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชี กิจการก็ยังมิได้รับหรือได้ใช้ประโยชน์จากสิ่งของหรือบริการนั้น รวมถึงอาจจะได้รับสิ่งของหรือได้ใช้ประโยชน์จากการบริการนั้นไปเพียงบางส่วน ในส่วนที่ยังมิได้รับหรือมิได้ใช้ประโยชน์เมื่อถึงวันสิ้นงวด ทั้ง ๆ ที่ได้มีการจ่ายเงินไปแล้ว นั้นก็คือ ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เช่น ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า ค่าเบี้ยประกันจ่ายล่วงหน้า ค่าโฆษณาจ่ายล่วงหน้า เป็นต้น ซึ่งค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจะถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนอย่างหนึ่งของกิจการ ซึ่งการบันทึกรายการเกี่ยวกับการปรับปรุงค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ในวันสิ้นงวดบัญชี สามารถที่จะบันทึกรายการปรับปรุงได้ 2 วิธีดังนี้
| กรณีที่ 1 บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจานวน | กรณีที่ 2 บันทึกเป็นสินทรัพย์ทั้งจานวน |
1. ณ วันที่จ่ายค่าใช้จ่าย | เดบิต ค่าใช้จ่ายนั้น ๆ XX เครดิต เงินสด XX | เดบิต ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า XX เครดิต เงินสด X |
2. วันสิ้นงวดบัญชีปรับปรุง | เดบิต ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า XX เครดิต ค่าใช้จ่ายนั้น ๆ XX (บันทึกจานวนเงินของงวดบัญชีหน้า) | เดบิต ค่าใช้จ่ายนั้น ๆ XX เครดิต ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า XX (บันทึกจานวนเงินของงวดบัญช |
- รายได้รับลวงหน้า (Deferred Income)
รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Income) หมายถึง รายได้ที่กิจการได้รับไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือเงินฝากธนาคารหรือเงินมัดจาค่าบริการที่จานวนเงินที่ได้รับนั้น มีภาระผูกพันกับกิจการที่จะต้องให้บริการหรือผลประโยชน์กับบุคคลอื่นในงวดบัญชีถัดไป ในส่วนที่เป็นภาระผูกพันกับกิจการในงวดบัญชีต่าง ๆ ไปนั้น ก็คือ รายได้ที่กิจการได้รับล่วงหน้า ดังนั้นรายได้รับล่วงหน้า จึงจัดเป็นหนี้สินหมุนเวียนชนิดหนึ่งของกิจการ เช่น ค่าเช่ารับล่วงหน้า ค่านายหน้ารับล่วงหน้า รายได้ค่าธรรมเนียมทนายความรับล่วงหน้า ฯลฯ
การบันทึกรายการเกี่ยวกับการปรับปรุงรายได้รับล่วงหน้านั้น ก็จะมีลักษณะคล้ายกับการปรับปรุงค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า นั่นคือจะมีวิธีการปรับปรุงได้ 2 วิธีคือ
รายการ | กรณีที่ 1 บันทึกไว้เป็นรายได้ทั้งจานวน | กรณีที่ 2 บันทึกไว้เป็นหนี้สินทั้งจานวน |
1. ณ วันที่รับรายได้ | เดบิต เงินสด XX เครดิต รายได้นั้น ๆ XX | เดบิต เงินสด XX เครดิต รายได้รับล่วงหน้า XX |
2. วันสิ้นงวดบัญชีปรับปรุง | เดบิต รายได้นั้น ๆ XX เครดิต รายได้รับล่วงหน้า XX | เดบิต รายได้รับล่วงหน้า XX เครดิต รายได้นั้น ๆ XX |
- รายได้ค้างรับ (Accrued Income)
รายได้ค้างรับ (Accrued Income) หมายถึง บริการหรือผลประโยชน์อื่นที่นอกเหนือจากการขายสินค้าหรือบริการหลักโดยกิจการได้ให้แก่บุคคลภายนอกไปแล้ว แต่กิจการก็ยังมิได้รับเงินและยังมิได้มี การบันทึกบัญชีในสมุดบัญชีแต่อย่างใดเมื่อถึงวันสิ้นงวดนั้น ดังนั้นเมื่อวันสิ้นงวดกิจการก็จะต้องบันทึกรายได้ของกิจการ และเนื่องจากยังมิได้รับเงินจึงต้องตั้งเป็นรายได้ค้างรับ เช่น รายได้ค่าเช่าค้างรับ ดอกเบี้ยเงินฝากค้างรับ เป็นต้น รายได้ค้างรับนี้จะถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนชนิดหนึ่งของกิจการ ซึ่งมีลักษณะ
เช่นเดียวกับ ลูกหนี้ แต่สาเหตุที่ไม่ได้ตั้งเป็นลูกหนี้ เพราะการบันทึกเป็นลูกหนี้นิยมใช้กับการขายสินค้าหรือบริการหลักของกิจการเท่านั้น โดยสามารถบันทึกรายการปรับปรุงดังนี้
เดบิต รายได้นั้น ๆ ค้างรับ XX
เครดิต รายได้นั้น ๆ XX
2. การปรับปรุงบัญชีประเภทสินทรัพย์ ได้แก่
- ค่าเสื่อมราคา (Depreciation)
สินทรัพย์ที่นำมาใช้งาน ได้แก่ ราคาทุน อายุการใช้งานและค่าซากของสินทรัพย์ ก็จะนามาใช้ในการคานวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวรชนิดต่าง ๆ ยกเว้น ที่ดิน รายละเอียดค่าเสื่อมสามารถเข้าไปดูได้ที่ : https://www.accconsultingservice.com/thailand-corporate-depreciation/?lang=en
การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับค่าเสื่อมราคา
การบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาในสมุดรายวันทั่วไป จะเป็นการจัดทาในวันสิ้นงวดดังนี้
เดบิต ค่าเสื่อมราคา – สินทรัพย์ XX
เครดิต ค่าเสื่อมราคาสะสม – สินทรัพย์ XX
- วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป (Supplies Used)
วัสดุสิ้นเปลือง (Supplies) โดยปกติแล้วจะมีลักษณะเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนของกิจการ ซึ่งเป็นสินทรัพย์ที่มีลักษณะการใช้แล้วหมดไป เช่น ปากกา ดินสอ กระดาษ เป็นต้น นอกจากนี้ วัสดุสิ้นเปลืองยังอาจจะมีชื่อเรียกที่ต่าง ๆ กัน เช่น วัสดุสานักงาน วัสดุในการเสริมสวย วัสดุในการโฆษณา เป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของการใช้งาน
ถึงแม้ว่าวัสดุสิ้นเปลืองจะถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนของกิจการ แต่เมื่อวัสดุเหล่านั้นได้ถูกใช้ไปหมดแล้ว ก็จะเปลี่ยนสภาพเป็นวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป และถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ในทางปฏิบัตินั้นกิจการมักจะทาการกาหนดให้มีการตรวจนับวัสดุสิ้นเปลืองที่ยังคงเหลืออยู่ในวันสิ้นงวด เพื่อนาไปหักออกจากจานวนวัสดุสิ้นเปลืองที่ยกมาต้นงวด บวกกับที่ได้มีการซื้อเพิ่มเข้ามาในระหว่างปีวัสดุสิ้นเปลืองส่วนที่หายไปก็จะถือเป็น วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป ดังนั้น โดยสรุปแล้ว การคานวณหาวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไปสามารถที่จะคานวณได้ดังนี้
วัสดุสิ้นเปลือง (ต้นงวด) xx
บวก วัสดุสิ้นเปลืองที่ซื้อระหว่างปี xx
วัสดุสิ้นเปลืองที่มีอยู่ทั้งสิ้น xx
หัก วัสดุสิ้นเปลืองคงเหลือ xx
วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป xx
- หนี้สงสัยจะสูญและค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts and Allowance for Doubtful Account)
ในการดาเนินธุรกิจการค้าโดยทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นกิจการขายบริการหรือขายสินค้า และเป็นกิจการขนาดเล็กหรือกิจการขนาดใหญ่ สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ก็คือ การให้เครดิต (Credit) หรือการขายสินค้าบริการเป็นเงินเชื่อนั่นเอง ดังนั้นในทางปฏิบัติการพิจารณาเกี่ยวกับการให้เครดิตหรือสินเชื่อ แก่ลูกค้ารายใดรายหนึ่งนั้นกิจการจะต้องมีการวิเคราะห์และพิจารณาถึงความเป็นไปได้ที่ลูกค้ารายนั้นจะสามารถนาเงินมาชาระให้ได้ในภายหลัง หรือเมื่อครบกาหนดที่จะต้องชาระเงิน แต่อย่างไรก็ตามถึงแม้ว่ากิจการจะได้มีความระมัดระวังเกี่ยวกับการพิจารณาให้เครดิตหรือสินเชื่อแก่ลูกค้าแล้ว ก็เป็นสิ่งที่มักจะหลีกเลี่ยงไม่พ้นที่กิจการจะต้องประสบปัญหาเกี่ยวกับการเก็บหนี้ หรือการได้รับชาระหนี้ไม่ตรงตามเวลาที่กาหนด ทั้งนี้เพราะลูกหนี้หรือลูกค้าของกิจการอาจจะเกิดปัญหาทางด้านการเงินหรืออุบัติเหตุบางอย่างจนไม่สามารถที่จะนาเงินมาชาระหนี้ให้แก่กิจการได้ด้วย เหตุนี้เองจานวนเงินที่ลูกหนี้ไม่มีความสามารถที่จะนามาชาระหนี้ให้แก่กิจการได้ กิจการก็จะเรียกจานวนเงินที่ต้องสูญเสียนี้ว่า “หนี้สูญ” และถือเป็นค่าใช้จ่ายอย่างหนึ่งของกิจการ
ในกิจการบางแห่งที่ให้ความสาคัญกับความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชี ก็มักจะมีการประมาณหนี้สูญที่คาดว่าจะเกิดขึ้น โดยจะทาการประมาณในวันสิ้นงวดบัญชีและในทางบัญชี จะเรียกหนี้สูญที่ประมาณขึ้นนี้ว่า “หนี้สงสัยจะสูญ” และถือเป็นค่าใช้จ่ายอย่างหนึ่งของกิจการเช่นกัน
การตัดบัญชีลูกหนี้เป็นหนี้สูญ
หนี้สูญ หมายถึง ลูกหนี้ที่กิจการได้ทาการติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้วแต่ก็ยังมิได้รับชาระหนี้ กิจการจึงตัดออกจากบัญชี หนี้สูญถือเป็นค่าใช้จ่าย
หนี้สงสัยจะสูญ หมายถึง จานวนลูกหนี้ที่กิจการคาดว่าจะเก็บเงินไม่ได้ ส่วนใหญ่จะใช้วิธีการคานวณเป็นร้อยละ หนี้สงสัยจะสูญถือเป็นค่าใช้จ่าย
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ หมายถึง จานวนเงินที่กันไว้สารองสาหรับลูกหนี้ที่คาดว่าจะเก็บเงินไม่ได้ ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเป็นตัวปรับยอดลูกหนี้ให้เป็นลูกหนี้สุทธิที่คาดว่าจะเก็บเงินได้จึงอยู่ในหมวดสินทรัพย์ที่มียอดปรากฏทางด้านเครดิต
การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับหนี้สูญ
การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับหนี้สูญ เป็นการตัดยอดลูกหนี้ที่เก็บเงินไม่ได้ออกจากบัญชีสามารถจัดทาได้ 2 วิธี คือ
- วิธีตัดจาหน่ายตรง (Direct Write off Method)
วิธีนี้จะเป็นการตัดจาหน่ายบัญชีลูกหนี้ออกจากบัญชี เมื่อพิสูจน์ได้ว่ามีลูกหนี้ที่ได้ติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้วแต่ลูกหนี้ไม่สามารถชาระเงินได้ จะบันทึกบัญชีโดย
เดบิต หนี้สูญ XX
เครดิต ลูกหนี้ XX
- วิธีตั้งค่าเผื่อ (Allowance Method)
วิธีนี้จะประมาณหนี้สงสัยจะสูญ ถือเป็นค่าใช้จ่ายของงวดและค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเป็นตัวปรับบัญชีลูกหนี้ จะทาให้รายได้ค่าใช้จ่ายของกิจการใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด วิธีการประมาณหนี้สงสัยจะสูญที่นิยมกันมีอยู่ 2 วิธี คือ ร้อยละของยอดขาย และร้อยละของยอดลูกหนี้
วิธีที่ 1 วิธีร้อยละของยอดขาย คานวณเป็นอัตราร้อยละของยอดขาย ซึ่งมีทั้งยอดขายรวมและยอดขายเชื่อขึ้นอยู่กับกิจการจะวางนโยบายบัญชีไว้อย่างไร ซึ่งทั้งยอดขายรวมและยอดขายเชื่อถือได้ว่ามีส่วนก่อให้เกิดหนี้สินได้เหมือนกัน วิธีนี้จะนาอัตราร้อยละคูณกับยอดขายได้ผลลัพธ์เท่าใดให้ตั้งเป็นหนี้สงสัยจะสูญได้เลย โดยไม่ต้องคานึงถึงยอดคงเหลือของบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญว่าเดิมมีอยู่จานวนเท่าใด
วิธีที่ 2 วิธีร้อยละของยอดลูกหนี้ คานวณเป็นอัตราร้อยละของยอดลูกหนี้สิ้นปีในวิธีนี้เมื่อคานวณหนี้สงสัยจะสูญได้จานวนเท่าใด จะต้องคานึงถึงยอดคงเหลือของบัญชี ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่มีอยู่เดิมว่าจานวนเท่าใดแล้วทาให้เท่ากับที่คานวณได้
โทร 
02-114-7715
