เงินทดรองจ่าย (Advance Payment)
เงินทดรองจ่าย (Advance Payment) คือ การชำระเงินล่วงหน้าให้แก่บุคคลหรือองค์กรที่จะทำการให้บริการหรือส่งมอบสินค้าให้กับองค์กร โดยเงินทดรองจ่ายนั้นจะถูกหักหรือหักล้างเมื่อบริการหรือสินค้าถูกส่งมอบหรือบริการเสร็จสิ้นตามข้อตกลงที่กำหนดไว้ในสัญญา
เงินทดรองจ่ายมักใช้ในกรณีที่มีการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการที่มีมูลค่าใหญ่ หรือในกรณีที่ต้องการให้เวลาแก่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการในการเตรียมสินค้าหรือบริการตามที่ตกลงไว้ในสัญญา การใช้เงินทดรองจ่ายส่วนใหญ่จะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติทางการเงินที่เคร่งครัดกว่าการจัดเงินสดย่อย
วัตถุประสงค์ของการจัดทำระบบเงินทดรองจ่าย
การจัดทำระบบเงินทดรองจ่ายมีวัตถุประสงค์หลายประการ เพื่อให้การจัดการเงินและการทำธุรกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย ดังนี้:
การวางแผนการเงิน: ระบบเงินทดรองจ่ายช่วยในการวางแผนและควบคุมการเบิกจ่ายเงินล่วงหน้า โดยการทำการจ่ายเงินล่วงหน้านั้นมักต้องอ้างอิงถึงงบประมาณหรือแผนธุรกิจเพื่อให้มีเงินพร้อมใช้งานในช่วงเวลาที่จำเป็น
การสร้างความน่าเชื่อถือ: การมีระบบเงินทดรองจ่ายชัดเจนและเรียบร้อยช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้าหรือคู่ค้า ที่เป็นผู้รับบริการหรือสินค้า การจ่ายเงินล่วงหน้าที่เป็นไปตามระบบช่วยเป็นการยืนยันว่าคู่ค้ามีความสามารถในการบริการหรือส่งสินค้าตามที่คาดหวัง
การเพิ่มความสะดวกสบาย: การมีระบบเงินทดรองจ่ายช่วยลดความซับซ้อนในกระบวนการจ่ายเงิน ลูกค้าหรือคู่ค้าไม่จำเป็นต้องเตรียมเงินให้พร้อมตอนจ่ายบริการหรือสินค้า และผู้รับเงินก็ไม่ต้องรอให้เงินถูกส่งมาก่อนจริง
การรองรับการทำธุรกิจ: สำหรับธุรกิจหรือกิจกรรมที่ต้องการการจ่ายเงินล่วงหน้าเช่น การจองโรงแรมหรือบัตรเครดิตก่อน การมีระบบเงินทดรองจ่ายช่วยให้ธุรกิจสามารถรองรับและบริหารจัดการกับการจ่ายเงินล่วงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การป้องกันความเสี่ยง: การที่ลูกค้าหรือคู่ค้าต้องจ่ายเงินล่วงหน้าช่วยลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการไม่ได้รับบริการหรือสินค้าตามที่คาดหวัง หากมีการเรียกเงินทดรองจ่ายก่อนจะสามารถป้องกันการสูญเสียจากการที่ผู้ให้บริการหรือผู้ขายไม่สามารถทำสิ่งที่ตกลงไว้ได้
การควบคุมการเงิน: ระบบเงินทดรองจ่ายช่วยในการควบคุมการเงินในองค์กร โดยจะกำหนดวงเงินที่สามารถใช้ในการจ่ายเงินล่วงหน้า และมีกระบวนการการอนุมัติเพื่อให้มีความเป็นไปตามบริหารจัดการ
การบันทึกบัญชีเงินทดรองจ่าย
ฝ่ายบัญชีจะมีหน้าที่บันทึกบัญชีตามเอกสารการเบิกเงินทดรองจ่ายและเอกสารการเคลียร์เงินทดรองจ่าย โดยบันทึกบัญชีดังนี้
ตั้งเบิกเงินทดรอง
เดบิต เงินทดรองจ่ายโครงการ-นายเอซีซี 50,000 บาท
เครดิต เงินสด/เงินฝากธนาคาร 50,000 บาท
นายเอซีซี เบิกเงินทดรองจ่ายสำหรับงานโครงการวางระบบบัญชี
เคลียร์เงินทดรอง (กรณีบริษัทต้องคืนเงิน)
เดบิต ค่าใช้จ่าย 40,000 บาท
เดบิต เงินสด/เงินฝากธนาคาร 10,000 บาท
เครดิต เงินทดรองจ่ายโครงการ-นายเอซีซี 50,000 บาท
นายเอซีซีเคลียร์เงินทดรองจ่ายและคืนเงินทดรองจ่ายให้กิจการจำนวน 10,000 บาท
เคลียร์เงินทดรอง (กรณีบริษัทต้องจ่ายเงินเพิ่ม)
เดบิต ค่าใช้จ่าย 60,000 บาท
เครดิต เงินสด/เงินฝากธนาคาร 10,000 บาท
เครดิต เงินทดรองจ่ายโครงการ-นายเอซีซี 50,000 บาท
นายเอซีซีเคลียร์เงินทดรองจ่ายและเบิกเพิ่ม 10,000 บาท
โทร 
02-114-7715
