งบการเงิน (Financial Statement)

          ซึ่งการจะออกมาเป็นงบการเงินได้นั้นมันเกิดจากนักบัญชี หรือผู้ทำบัญชี ได้ทำการลงบัญชี โดยการเก็บรวบรวม Transaction ต่างๆ ที่เกิดในแต่ละวันของบริษัท มาบันทึกลงในโปรแกรมบัญชี ซึ่งหัวใจหลักก่อนการลงบัญชี คือการเก็บรวบรวม Transaction ต่างๆ จากแฟ้มเอกสาร ดังนั้นการจัดเรียงเอกสาร การแยกเอกสารออกเป็นประเภทจะช่วยในการในความผิดพลาด และง่ายต่อการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชี Auditor

การแยกประเภทแฟ้มเอกสาร โดยให้แยกออกเป็นเดือนๆ และเรียงตามวันที่ หลักๆจะประกอบไปด้วยแฟ้ม ดังต่อไปนี้

• แฟ้มเอกสารซื้อ เช่น เอกสารซื้อสินค้า, วัตถุดิบ, บริการต่างๆ หรือสินทรัพย์

• แฟ้มเอกสารขายสินค้าต่างๆ หรือบริการ หรือ แฟ้มรายงานภาษีขาย หรือ สำเนาใบกำกับภาษีขาย

• แฟ้มรายงานภาษีซื้อ และ ต้นฉบับใบกำกับภาษี

• แฟ้มจ่ายชำระเงิน (Payment Voucher) และ Petty Cash จ่ายค่าน้ำ จ่ายค่าไฟ จ่ายค่าโทรศัพท์ เป็นต้น

• แฟ้มรับชำระเงิน (Receipt Voucher)

• แฟ้มแบบภาษี ต่างๆ ที่ได้ชำระ ภ.ง.ด.1 ภ.พ.30 ภ.พ.36 ภ.ง.ด.50 ภ.ง.ด.51

• แฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย เอกสารหนังสือหักภาษี ณ ที่จ่าย

• แฟ้มเงินเดือนพนักงาน แบบยื่นประกันสังคม

          จากรายละเอียดแฟ้มข้างต้น นั้นสามารถใช้กับบริษัทที่มีพนักงานบัญชี เองก็ได้ หรือให้ทาง สำนักงานบัญชี เป็นคนทำก็ต้องแยกเอกสารประมาณนี้เหมือนกัน